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文書保存年限をわかりやすく解説

文書保存年限とは?

文書保存年限とは?

文書保存年限は、行政文書の保存する期間のことです。

文書管理の適正化・効率化を図り、かつ真に必要な情報を確保するために設けられています。

文書内容から判断して保存を必要とする期間(文書を利用するであろうと考えられる期間)は、内容や種類に応じて、通常1年保存、3年保存、5年保存、10年保存、30年保存、永年保存と規程(文書取扱規程等)により定められています。

保存年限がある意味

保存年限は、行政運営上の必要性だけでなく、市民の利用可能性(情報公開請求)についても考慮し、定められる必要があります。

保存年限を見直すケース

情報公開請求があった場合、該当の文書については、公開・非公開決定年度を起算時期として改めて保存年限を設定することも考えられます。

非公開決定の場合には、行政不服審査法による不服申立期間や行政事件訴訟法による出訴期間の関係から少なくともその期間は保存しておく必要があると考えられます。

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